Finanse to nie czarna magia
Erasmus+ to nie tylko zagraniczne wyjazdy. To też mnóstwo papierkowej roboty z kalkulatorem w ręku. Jak dobrze zarządzać funduszami, podpowiada Marcin Paśnikowski, nauczyciel prowadzący projekty europejskie.
AB: W Akcji 2. programu Erasmus+ Edukacja szkolna od startu nowej perspektywy finansowej to szkoła koordynująca układa budżet całego projektu i musi nim zarządzać. Niektórych nauczycieli to przeraża. Na co koordynator powinien zwrócić szczególną uwagę przy planowaniu wydatków?
MP: Teraz największą bolączką szkół są właśnie rozliczenia finansowe projektów. Ważne jest więc, aby już na etapie składania wniosku o dofinansowanie dobrze zaplanować budżet. Powinniśmy skontaktować się z partnerami planowanych działań i wspólnie ustalić, co będziemy robić i na co chcemy wydać środki finansowe – ile potrzebujemy na szkolenia, ile na zakup sprzętu, a ile wydamy na spotkania czy też potrzebne uczniom materiały. Dzięki temu każdy z partnerów będzie miał świadomość, w jaki sposób otrzymane fundusze zostaną rozdzielone. Czasami zdarza się, że szkoła samodzielnie pisze projekt, bez konsultacji z partnerami, bo poszukuje ich dopiero na etapie składania wniosku, a nie jego powstawania. I później, kiedy jakaś placówka z zagranicy zgadza się na przystąpienie do projektu, przy jego realizacji mogą pojawić się problemy na tle finansowym. Polecałbym więc pisanie wniosków wspólnie z partnerami, aby zasady współpracy były od początku jasne.
Komunikacja to podstawa.
Tak, to klucz do sukcesu każdego projektu. Jako szkoła czy organizacja jesteśmy łącznikami między zagranicznymi partnerami a organem prowadzącym, czyli urzędem miasta, gminy lub powiatu – w zależności od tego, pod kogo podlegamy. Skarbnik z wydziału finansowego gminy czy starostwa nie będzie kontaktował się z poszczególnymi partnerami projektu. To nasze zadanie jako koordynatora.
Do takiej koordynującej szkoły należy też dystrybucja środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu.
Dokładnie. Pieniądze z narodowej agencji Erasmus+ (NA) trafiają do budżetu miasta czy gminy, a następnie przekazywane są szkole, która od tego momentu staje się ich dystrybutorem. Najczęściej jest tak, że NA przelewa na konto beneficjenta 80% całego budżetu projektu. My, jako szkoła, dzielimy te pieniądze i przekazujemy naszym partnerom, jednak warto przelewać je w transzach, a nie wszystkie jednocześnie. Dzięki temu mamy pewnego rodzaju środek dyscyplinujący. Jeśli współpracownicy nie wywiązują się ze swoich działań i harmonogramów, nie dostaną kolejnego przelewu. I nigdy nie spotkałem się z dezaprobatą dla takiego postępowania. Każdy partner ma świadomość, że szkoła koordynująca musi odpowiedzialnie zarządzać budżetem i jest z tego rozliczana. Ostatnie 20% kwoty dofinansowania NA przesyła dopiero po rozliczeniu całego projektu, dlatego też organ prowadzący musi na jakiś czas „założyć” tę brakującą kwotę, aby działania projektowe mogły zostać zakończone.
Urzędy mają taki obowiązek?
Nie, ale tak się zazwyczaj dzieje, bo urzędnicy zdają sobie sprawę, że szkole trudno byłoby udźwignąć taki koszt. Realizację każdego projektu powinniśmy zacząć od zawarcia umowy z partnerami. Po jej podpisaniu przekazujemy ją organowi prowadzącemu, aby urzędnicy byli świadomi, jak wyglądają warunki takiej umowy. Pieniądze na realizację projektu otrzymujemy w euro.
Czy warto więc założyć – na potrzeby projektu – konto walutowe?
Zdecydowanie tak. Początkowo organy prowadzące placówki oświatowe miały dość duże opory, aby zakładać konta w euro. Teraz – ze względu na sytuację geopolityczną i zmiany kursów walut – jest to niezbędne. Wahania walutowe są tak duże, że przy jednym przelewie na konto złotówkowe może dojść do straty nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dlatego już na etapie pisania projektu powinniśmy porozmawiać z organem prowadzącym o tym, aby takie konto walutowe powstało.
No dobrze, otrzymaliśmy już dofinansowanie w euro, projekt trwa. Jak zarządzać finansami, aby się w tym wszystkim nie pogubić?
Niezwykle pomocne są raporty finansowe, które każdy z partnerów wysyła koordynatorowi projektu kilka razy w roku. Nie ma w tym nic strasznego, bo mamy wzory, na których pracujemy. Wystarczy je tylko uzupełnić. Nie ma też obowiązku, aby to robić, ale naprawdę warto, aby mieć stałą kontrolę finansową. Czasami też partnerzy przygotowują sobie narzędzie w postaci strony internetowej, do której – po zalogowaniu – każdy ma dostęp i może na bieżąco wpisywać tam dane dotyczące wydatków. Myślę, że taka dokumentacja pomaga wszystkim monitorować stan finansów projektu. Pozwala zorientować się, co już zostało kupione i ile pieniędzy jeszcze zostało. Systematyczność w uzupełnianiu raportów jest więc bardzo istotna. Dzięki temu – tworząc raport końcowy, który należy wysłać do narodowej agencji – możemy spać spokojnie, bo wszystko mamy pod kontrolą.
Realizacja projektu to też tony faktur za rozmaite produkty czy usługi. Kto zajmuje się ich opisywaniem?
Wyłącznie koordynator czy również partnerzy? Każdy partner jest za to odpowiedzialny. Jeśli nasi partnerzy dokonali jakichś zakupów czy też zapłacili za wynajem sali, uzupełniają tabelkę na przykład we wspomnianej wcześniej bazie internetowej projektu. Każda organizacja czy szkoła ma za zadanie gromadzić i przechowywać faktury oraz je księgować. Koordynatorowi zaś partnerzy wysyłają jedynie skany faktur, aby miał on pewność, że środki są wydatkowane zgodnie z założeniami projektu. Nie jest to wymóg narodowej agencji, ale czasami oczekują tego na przykład organy prowadzące. Warto to wcześniej ustalić.
No właśnie, na początku zawsze mamy pewne założenia projektu. Jednak żyjemy w zmieniającym się świecie. Pandemia czy też wojna mogą spowodować na przykład trudności w spotkaniu się uczestników wymiany twarzą w twarz. Czy tabele finansowe są gotowe na takie zmiany?
Projekt to żywa materia i w trakcie jego realizacji może się wiele wydarzyć. Na przykład mieliśmy zaplanowane spotkanie na Litwie i związane z tym koszty, ale przez pandemię koronawirusa do spotkania na żywo nie doszło i odbyło się ono w formule online. Jeśli chodzi o wydatkowanie otrzymanych pieniędzy, nie jest to problem. Wystarczy wspólnie z partnerami podjąć decyzję, że odwołujemy wyjazd i wówczas partnerzy z Litwy dostają transzę pomniejszoną o koszty planowanego wcześniej spotkania, a pozostałe środki przeznaczamy na przykład na wykupienie dostępu do komunikatora internetowego czy szkolenie dla nauczycieli. Przy aktualizacji działań projektowych najlepiej skontaktować się z narodową agencją i, jeśli to konieczne, podpisać aneks do umowy. Wszystko jest do zrobienia.
Pan i szkoła, w której pan pracuje, nie boicie się rozliczania projektów. Co więcej, z powodzeniem prowadzicie kilka takich inicjatyw w tym samym czasie.
Nasza szkoła jest żywym przykładem, że można prowadzić jednocześnie kilka projektów i ich rozliczanie to nie koniec świata. Właśnie realizujemy osiem takich przedsięwzięć i już wiemy, że dostaliśmy zielone światło na dwa kolejne. Wystarczy tylko dobrze się zorganizować. Kiedy mamy jakiekolwiek wątpliwości, nieważne na jakim etapie projektu, warto zwrócić się z pytaniem do narodowej agencji. Pracują tam przeszkoleni ludzie, którzy naprawdę chcą, aby nasze przedsięwzięcia się powiodły.
Marcin Paśnikowski – nauczyciel języka angielskiego i informatyki w SP nr 5 w Świdniku. Projektami edukacyjnymi zajmuje się od początku kariery zawodowej, czyli od ponad 20 lat. Początkowo organizował wymiany uczniów ze szkołą w USA, pomagał przy projektach Comeniusa, a od 2016 roku pisze i koordynuje własne projekty Erasmus+ (ma ich na koncie 17). Projekty te to nie tylko wyjazdy edukacyjne uczniów, ale również partnerstwa na rzecz innowacji (np. „CAVE” na temat wykorzystywania metod wizualnych podczas zdalnego nauczania, „Social Radio 2.0” koncentrujący się na edukacji obywatelskiej z wykorzystaniem szkolnego radia i podcastów, czy też „CUT” skupiający się na profilaktyce alkoholowej). Dzięki tym działaniom Marek Paśnikowski tworzy – wspólnie z innymi nauczycielami – materiały edukacyjne, pomoce naukowe oraz poradniki dydaktyczne.
Zainteresował Cię ten tekst?
Przejrzyj pełne wydanie Europy dla Aktywnych 3/2022