Platformy i narzędzia do zarządzania siecią (felieton niesponsorowany)
Koordynowanie sieci to nie przelewki. Zwłaszcza takiej, która składa się z kilkuset niezależnych podmiotów o różnym statusie i potencjale. By sprawnie działała trzeba mieć pomysły, doświadczenie, know-how. I znać odpowiednie narzędzia. Bez nich najlepsze nawet pomysły utkną w komunikacyjnym gąszczu.
Jak powszechnie wiadomo do Eurodesku należy blisko 1000 organizacji i instytucji, w tym ponad 50 w Polsce. Konsultantów jest kilka razy więcej. Wymieniają między sobą tysiące informacji, mają dostęp do setek plików, kontaktują się online w czasie rzeczywistym. Przez lata komunikacyjne potrzeby Eurodesku zaspakajał stworzony jeszcze w ubiegłym stuleciu program First Class. Pamiętam jak niektóre jego funkcjonalności - czat na żywo! - wzbudzały trudny do okiełznania entuzjazm uczestników szkoleń. Z czasem innowacyjne niegdyś funkcjonalności stały się normą. Zalety zniknęły, wady - takie jak konieczność instalacji oprogramowania na twardym dysku - pozostały. Znalezienie następcy nie było łatwe.
Wybór padł na opartą na Gmailu platformę G Suite. Nic odkrywczego, ale jeśli się wybiera platformę dla tysięcy osób, warto zdecydować się na taką, której oswajanie przez użytkowników przebiegnie bezboleśnie. A Gmaila zna niemal każdy (choć z pewnością nie każdy lubi). Na dodatek G Suite’a udostępniono Eurodeskowi – jako organizacji niekomercyjnej - za darmo. Czynnik ten może nie był decydujący, ale jednak istotny, bo jak na inicjatywę unijną Eurodesk do krezusów nie należy.
Nieodłącznym elementem zarządzania siecią jest tworzenie ankiet – do rekrutacji, ewaluacji, a przede wszystkim badania potrzeb członków sieci. Tu rynek oferuje wiele możliwości: darmowe narzędzie ma Google, z płatnych - mniej lub więcej - warto wymienić webankiety, survicate, ualtrics, typeform, questionpro. Eurodesk korzysta z platformy Surveymonkey – płatnej i coraz droższej (384 $ za najtańszy abonament). Może są i lepsze, ale jak już się zacznie z niej korzystać przerzucenie się na inną nie jest takie proste - nie tyle ze względu na naturalny opór przed poznawaniem nowych narzędzi, co oszczędzającą czas możliwość korzystania z wcześniej opracowanych ankiet.
Jakiś czas temu przeżyłem też fascynację narzędziami umożliwiającymi tworzenie interaktywnych prezentacji. Spytanie uczestników o opinię, quizy, wirtualne burze mózgów, zdobycie informacji o audytorium świetnie się sprawdzają na szkoleniach i warsztatach. To co do tej pory robiło się za pomocą post-itów, teraz można zrobić za pomocą smartfonów. Narzędzi do tego typu działań jest sporo – Kahoot, Quizzes, Quizlet, Baamboozle, Padlet, Answer Garden, ale mało, który jest tak wielofunkcyjny jak Mentimeter. A że dobry, to i płatny – 84$ za rok w najtańszej wersji.
Większość z wymienionych narzędzi ma oczywiście wersje darmowe, ale są one tak okrojone, że do regularnego zastosowania się nie nadają. W subsykrypcję dobrych platform i narzędzi warto jednak zainwestować. Tylko trzeba wybrać odpowiednie do naszych potrzeb.
Wawrzyniec Pater
Koordynator sieci Eurodesk Polska
Tekst ukaże się w najnowszym numerze kwartalnika "Europa dla Aktywnych"